Volám to slepá dôvera. Jeden človek vo firme „drží všetko“. Kým je prítomný, všetko ide. Keď odíde na dovolenku — zádrheľ. Keď odíde natrvalo — problém.
Nie preto, že by bol zlý zamestnanec. Naopak, väčšinou je to ten najspoľahlivejší človek vo firme. Problém je inde: jeho know-how nikdy neskončilo v systéme. Ostalo v hlave.
Ako slepá dôvera vzniká
Firma rastie a niekto sa prirodzene ujme agendy, ktorú nikto iný nechce alebo nevie robiť. Objednávky, fakturácia, komunikácia s kľúčovým dodávateľom, mesačná uzávierka. Rok za rokom sa na neho nabaľujú ďalšie kroky, výnimky a nepísané pravidlá. Nikto to nespochybňuje — veď to funguje.
Až kým to fungovať neprestane. Odchod kľúčového človeka, dlhá PN alebo materská — a zrazu zisťujete, že nikto presne nevie, čo všetko ten človek vlastne robil. Job description vám nepomôže; tam sú tri odrážky. Realita je päťdesiat krokov, rozhodnutí a závislostí.
Know-how v hlave nie je aktívum. Je to závislosť
Znie to tvrdo, ale je to tak: pokiaľ kritické know-how existuje len v hlave jedného zamestnanca, firma ho nevlastní. Iba si ho požičiava. A každá výpovedná lehota je pripomienka, ako krehká tá výpožička je.
Riešenie nie je zložité
Spísať, čo ten človek reálne robí. Nie formálny popis pozície — ale skutočné kroky, rozhodnutia a závislosti. My na to používame procesné mapovanie v notácii BPMN 2.0 a nástroji ADONIS: výsledkom je zrozumiteľná mapa, podľa ktorej dokáže proces prevziať aj niekto iný.
Zmapovaný proces má aj vedľajšie prínosy: často sa pri ňom ukáže, ktoré kroky sú zbytočné, ktoré sa dajú zautomatizovať a kde vzniká chybovosť. Zastupiteľnosť je len začiatok.
Ak tušíte, že takého človeka vo firme máte, pozrite sa na náš procesný audit — alebo si rovno rezervujte bezplatnú konzultáciu. Pozrieme sa na to spolu.
K tejto téme prebehla diskusia aj na LinkedIne — pridajte sa.